internal control

Internal Control

A.    PENGERTIAN

•      Suatu proses yang dijalankan oleh Dewan Komisaris, Manajemen, dan Personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai tentang pencapaian tujuan tertentu

B.     KONSEP DASAR INTERNAL CONTROL

·         Sebuah Proses atau Serangkaian Tindakan

·         Dijalankan oleh setiap orang di jenjang organisasi bukan hanya pedoman kebijakan atau formulir

·         Mampu memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak karena keterbatasan tertentu

·         Pencapaian Tujuan yaitu:

o   Pelaporan Keuangan

o   Kepatuhan

o   Operasi

C.     KEPENTINGAN

D.    SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL EFEKTIF

E.     MANAGEMENT dan AUDITOR

1.      Keandalan Laporan Keuangan

2.      Mendorong Efisiensi dan  Efektivitas Operasional

3.      Ketaatan kepada hukum Penekanan pada

4.      Pengendalian atas Golongan Transaksi dan peraturan

F.      PIHAK BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP SPI

•         Manajemen

o   Mengembangkan & menyelenggarakan IC secara efektif

o   Menciptakan atmosfer IC di setiap level

•         Dewan Komisaris dan Komite Audit

o   Menilai efektifitas IC

o   Meminta jasa pihak eksternal

•         Auditor Intern

o   Memeriksa dan Mengevaluasi memadainya IC

o   Memberikan rekomendasi

•         Personal Lain Entitas

o   Mengkomunikasikan masalah yang timbul akibat ketidakpatuhan terhadap SPI

•         Auditor Independen

o   Melakukan perencaan audit terhadap SPI

o   Mengkomunkasikan temuan audit terkait SPI kepada manajemen

•         Pihak Luar Lainnya

o   Seperti Bank Indonesia, BAPEPAM

o   Mengeluarkan persyaratan minimum SPI yang harus dipenuhi

G.    KOMPONEN INTERNAL CONTROL

1.      LINGKUNGAN PENGENDALIAN

FAKTOR PEMBENTUK LINGKUNGAN PENGENDALIAN

Mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer entitas mengenai SPI, spt: paradigma terhadap anggaran

·         NILAI INTEGRITAS DAN ETIKA

-          Personal & Operation Behavior

-          Trust based Relationship

·         DEWAN KOMISARIS & AUDIT

-          Hubungan dengan Auditor

·         STRUKTUR ORGANISASI

·         KOMITMEN THD KOMPETENSI

-          Paduan antara Kecerdasan, Pelatihan & Pengalaman

·         FILOSOFI & GAYA MANAJEMEN

-          Sentralisasi vs Desentralisasi

·         PEMBAGIAN WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB

·         KEBIJAKAN DAN PRAKTEK SDM

2.      PENAKSIRAN RESIKO

·         Sistem Informasi Baru

·         Restrukturisasi Korporasi

·         Teknologi Baru

·         Perubahan Lingkungan Operasi

·         Personel Baru

·         Standar Akuntansi Baru

·         Lini Produk, Produk atau Aktifitas Baru

·         Operasi Luar Negeri

3.      AKTIVITAS PENGENDALIAN

o   ARAHAN MANAJEMEN

-          OTORISASI YANG PANTAS (AUTHORIZATION)

ü  Otorisasi Umum berbentuk seluruh kebijakan manajemen yang harus ditaati, ex: batasan kredit untuk pelanggan, persediaan minimum, batasan wewenang otorisasi, dsb.

ü  Otorisasi Khusus berbentuk kebijakan untuk beberapa transaksi, ex: otorisasi penjualan (aktiva) mobil yang telah dipakai

ü  Otorisasi ≠ Approval (persetujuan). Approval : implementasi dari keputusan otorisasi umum manajemen, ex: kebijakan minimum persediaan adalah 10 unit, maka bagian yang memelihara persediaan menyetujui permintaan persediaan baru (sesuai dengan otorisasi)

-          PEMISAHAN TUGAS (SEGREGATION OF DUTIES)

ü  Otorisasi Umum berbentuk seluruh kebijakan manajemen yang harus ditaati, ex: batasan kredit untuk pelanggan, persediaan minimum, batasan wewenang otorisasi, dsb.

ü  Otorisasi Khusus berbentuk kebijakan untuk beberapa transaksi, ex: otorisasi penjualan (aktiva) mobil yang telah dipakai

ü  Otorisasi ≠ Approval (persetujuan). Approval : implementasi dari keputusan otorisasi umum manajemen, ex: kebijakan minimum persediaan adalah 10 unit, maka bagian yang memelihara persediaan menyetujui permintaan persediaan baru (sesuai dengan otorisasi)

-          PEMISAHAN TUGAS (SEGREGATION OF DUTIES)

ü  Dokumen harus berseri dan pre-numbered

ü  Disiapkan pada saat transaksi terjadi atau segera sesudahnya

ü  Sederhana dan mudah dimengerti

ü  Dirancang multiguna à dokumen pengiriman dapat menjadi dasar pengeluaran barang dari gudang ke bagian pengiriman, pemberaitahuan ke bagian penagihan tentang kuantitas dan memutakhirkan catatan persediaan perpertual

ü  Dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar à dokumen berisi petunjuk yang tepat, ruang kosong untuk otorisasi dan persetujuan dan data numeris

-          PENGENDALIAN FISIK (ASSET SAFEGUARDING)

ü  Pengendalian fisik à mengunci ruangan dan terminal komputer, ruang penyimpanan piranti lunak dan berkas data yang cukup, sistem pemadam kebakaran yang pantas

ü  Pengendalian akses à hanya orang yang diberi wewenang, password online

ü  Prosedur cadangan dan pemulihan à back up data penting

-          PENGECEKAN INDEPENDEN ATAS PELAKSANAAN

ü  Pengecekan da verifikasi intern, misal peran internal audit

·         INFORMASI & KOMUNIKASI

ü  SISTEM AKUNTANSI

ü  PEMAHAMAN PERAN & TANGGUNG JAWAB TERHADAP IC

§  Panduan Auditor untuk memahami:

·         Golongan transaksi signifikan dalam LK

·         Proses awal transaksi

·         Catatan akuntansi, informasi pendukung

·         Pengolahan transaksi (manual dan sistem)

·         PEMANTAUAN

ü  Urgensi fungsi audit intern untuk memantau efektivitas kebijakan dan prosedur lain yang berkaitan dengan pengendalian

ü  Ukuran perusahaan memiliki pengaruh signifikan terhadap SPI

ü  Pengendalian utama pada perusahan kecil adalah pengetahuan dan perhatian pimpinan puncak terhadap operasi

H.    Prosedur Memahami Pengendalian Internal

·         Pengalaman Auditor dalam Periode Sebelumnya

• Biasanya audit suatu perusahaan dilakukan oleh KAP yang sama (max. 3 tahun) à mengandalkan pengalaman sebelumnya
• Untuk KAP baru, biasanya membutuhkan informasi yang banyak tentang SPI
• Tanya Jawab dengan Klien
• Bertujuan untuk memutakhirkan informasi
• Tanya jawab dilakukan kepada orang yang sesuai dengan bidangnya
• Kebijakan dan Pedoman Sistem Klien
• Mempelajari Kebijakan dan SOP Klien
• Inspeksi Dokumen dan Catatan
• Bertujuan untuk menjiwai isi pedoman dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik
• Memberikan bukti bahwa kebijakan dan prosedur pengendalian telah dilakukan
• Pengamatan atas Aktivitas dan Operasi
• Mengamati proses penyiapan dokumen dan catatan serta pelaksanaan aktivitas normal akuntansi dan pengendalian

I.       Media Memahami Pengendalian Internal

•         Internal Control Questionnaire

•         Flow Chart

•         Narrative

J.       KETERBATASAN INTERNAL CONTROL

•         Kesalahan

o   Salah Pertimbangan Keputusan Bisnis atau Tugas Rutin

o   Disebabkan informasi yang tidak memadai, keterbatasan waktu, atau tekanan lain

•         Gangguan

o   Keliru memahami perintah

o   Kelalaian, Kurang Perhatian

•         Kolusi

o   Persengkokolan untuk kejahatan

•         Pengabaian Manajemen

o   Mengabaikan prosedur (SOP)

o   Melaporkan laba tinggi untuk mendapatkan bonus

•         Cost vs Benefit

o   Biaya yang dikeluarkan untuk IC tidak melebihi benefit yang akan diperoleh

 =MN=